Depuis décembre 2023, Google supprime les comptes Gmail personnels restés inactifs pendant 2 ans, sans recherche ni consultation de mail sur la période. Chaque adresse supprimée renvoie désormais une erreur définitive à l’envoi. Certaines messageries recyclent aussi des boîtes abandonnées en pièges à spam ou spam traps : une adresse sans propriétaire depuis longtemps sert alors à repérer les expéditeurs qui écrivent à des fichiers jamais triés. Quelques envois vers ce type d’adresse suffisent à faire chuter la réputation d’un domaine entier.
Gmail, Yahoo et Outlook resserrent la vis sur le gros volume
Google encadre ces envois depuis février 2024 pour tout domaine qui envoie au moins 5 000 messages par jour vers Gmail. Le domaine doit être authentifié avec SPF, DKIM et DMARC. Chaque email promotionnel porte une désinscription en un clic conforme à la RFC 8058. Gmail exige que la demande soit traitée sous 48 heures. Le taux de plaintes pour spam doit rester sous 0,3 % dans Google Postmaster Tools, avec une cible recommandée sous 0,1 %. Yahoo applique des exigences d’authentification équivalentes.
Microsoft impose un cadre comparable depuis le 5 mai 2025 aux expéditeurs de plus de 5 000 messages par jour vers Outlook.com, Hotmail.com et Live.com : sans SPF, DKIM et DMARC alignés, le message est rejeté à la connexion SMTP avec le code d’erreur 550 5.7.515. Une boutique qui envoie 3 000 emails par semaine le reste de l’année peut franchir ces seuils sans s’en apercevoir, le temps d’une seule semaine de campagnes Black Friday.
Le taux de rebond compte aussi : chaque adresse morte renvoie une erreur permanente que les messageries intègrent à la réputation du domaine. Quand ce taux s’envole, certaines plateformes d’envoi suspendent le compte le temps d’une vérification, parfois en pleine opération commerciale.
Le calendrier à tenir d’ici le 27 novembre
Un nettoyage fait la veille arrive trop tard : la réputation d’un domaine se construit sur plusieurs semaines d’envois réguliers. Pour une base de 20 000 à 100 000 contacts, le calendrier tient en 5 étapes réparties sur 2 mois.
- Début octobre : vérification de toute la base, adresses invalides retirées, adresses à risque isolées dans un segment à part.
- Mi-octobre : campagne de réengagement vers les contacts sans clic depuis 12 mois, avec une question directe sur l’intérêt à continuer de recevoir les offres.
- Fin octobre : synchronisation de la liste de suppression, désabonnés et plaignants compris, dans chaque outil d’envoi et dans le CRM.
- Début novembre : montée progressive du volume, en commençant par les contacts les plus actifs, pour habituer Gmail, Yahoo et Outlook à un rythme plus soutenu.
- Du 20 au 30 novembre : envois de la campagne, avec un contrôle quotidien du taux de plaintes dans Google Postmaster Tools.
Vérifier une adresse sans lui écrire
Envoyer un message test à chaque contact pour voir ce qui revient provoquerait exactement les rebonds à éviter. La vérification se fait donc en amont et sans envoi réel. L’outil contrôle la syntaxe de l’adresse, repère les domaines mal orthographiés, interroge les enregistrements DNS pour trouver le serveur de messagerie (MX), puis ouvre une connexion SMTP sur le port 25. La commande RCPT TO indique si la boîte existe réellement et la session se ferme avant tout envoi de message.
Le résultat classe chaque adresse dans l’un de ces statuts :
- valide : la boîte existe et accepte le courrier.
- invalide : l’adresse n’existe pas ou le domaine est mort.
- risquée : domaine catch-all, adresse de rôle ou boîte jetable.
- inconnue : le serveur n’a pas répondu pendant le test.
Les domaines catch-all acceptent toute adresse y compris celles qui n’existent pas : ils tombent dans les risquées avec les adresses de rôle comme contact@ ou info@. Face à un serveur qui pratique le greylisting, c’est-à-dire un refus volontaire de la première connexion, l’outil patiente jusqu’à 30 minutes avant de retenter la vérification.
Deux détails comptent sur une base e-commerce. Les adresses jetables du type Yopmail, créées pour récupérer un code promo puis abandonnées, sortent à part. La déduplication retire aussi les doublons liés aux étiquettes Gmail : « marie+soldes@gmail.com » et « marie@gmail.com » désignent la même boîte et comptent pour un seul contact.
CaptainVerify propose un outil pour nettoyer une liste email à partir d’un fichier CSV ou TXT : une base de 10 000 contacts est traitée en quelques minutes, à raison d’un crédit par adresse vérifiée. Les fichiers sont traités sur des serveurs situés en France, un point à vérifier pour une base clients soumise au RGPD. Un compte gratuit inclut 100 vérifications à l’inscription, de quoi tester un échantillon avant de passer toute la base.
Faut-il supprimer les adresses à risque ?
Les adresses à risque vont dans un segment séparé. Beaucoup d’entreprises configurent leur domaine en catch-all et leurs salariés achètent aussi pendant le Black Friday : supprimer toutes les adresses risquées reviendrait à effacer des clients réels avec le reste du fichier. Ce segment ne reçoit les offres qu’après les envois principaux, une fois que le domaine a déjà encaissé le gros du volume sans incident.
Ce que le droit français attend d’une base de prospects
L’article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques autorise l’envoi d’offres par email à un client existant, pour des produits analogues à ceux qu’il a déjà achetés, à condition de lui laisser la possibilité de s’y opposer gratuitement, selon Légifrance. Un inscrit à la newsletter qui n’a jamais rien commandé relève en revanche du consentement préalable classique.
La CNIL limite à 3 ans la conservation des données d’un prospect non client, à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect. Un clic sur un lien dans un email compte comme un contact et relance le délai ; une simple ouverture ne compte pas. Un inscrit resté sans clic depuis l’automne 2023 atteint donc la limite des 3 ans au moment même du Black Friday 2026, ce qui en fait un candidat direct à la suppression ou à l’archivage plutôt qu’à une nouvelle campagne.
Après le 30 novembre
Le nettoyage continue après le Cyber Monday. Au rythme de 23 % par an, une base perd encore près de 2,5 % de ses adresses d’ici les soldes d’hiver, qui démarrent le mercredi 6 janvier 2027. Un second passage de vérification début janvier la remet au niveau d’octobre.
